1. Definities
Onderstaande begrippen hebben in dit beleidsdocument voor recruitment, het recruitmentbeleid de volgende betekenis:
a) Recruitmentbeleid: het document waarin de werkgever afspraken maakt over de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten.
b) Hiring manager(s): de personen, werkzaam bij Lucas IT, welke de recruitment van Lucas IT uitvoeren.
c) Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
d) Werkgever (Lucas IT): partij die als werkgever in het kader van de recruitment van personeel persoonsgegevens verwerkt.
e) Betrokkene (sollicitant): een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
2. Inleiding
Lucas IT B.V., een werkgever in de automatiseringsbranche, krijgt met regelmaat gegevens van sollicitanten opgestuurd. De werkplekken van de werkgever zijn echter ontoereikend om met iedere sollicitant een arbeidsrelatie aan te gaan. De hiring managers van Lucas IT, maken daarom een selectie van sollicitanten om die toe te voegen aan een ‘talentpool’. De talentpool behelst gegevens van sollicitanten die niet nu, maar mogelijk in de nabije toekomst waardevol kunnen zijn voor de werkgever.
Lucas IT B.V. hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Lucas IT vindt het daarom belangrijk om in een beleid vast te leggen hoe wordt gehandeld met persoonsgegevens van sollicitanten.
De verantwoordelijke voor de verwerking betreffende dit beleidsdocument, oftewel Lucas IT, hanteert daarom dit recruitmentbeleid als richtlijn voor de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten.
3. Verzameling van persoonsgegevens
a) Verstrekking door betrokkene: De sollicitant is niet verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan Lucas IT. Meestal verstrekt de sollicitant (elektronisch of analoog) persoonsgegevens in de vorm van een sollicitatiebrief en een curriculum vitae (cv). Het gaat hierbij om reguliere persoonsgegevens. Deze informatie kunnen persoonsgegevens bevatten als: naam, woon- of verblijfadres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, foto, nationaliteit, genoten opleidingen, werkervaring, persoonlijke omschrijving of competenties, hobby’s en overige interesses.
b) Verzameling door werkgever: De werkgever kan indien dit is vereist, voor, tijdens en na een sollicitatiegesprek gegevens verzamelen in de vorm van notities. Deze notities kunnen mogelijk reguliere persoonsgegevens bevatten.
4. Doeleinden verwerking
De werkgever verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van de volgende wettelijke grondslag:
• Toestemming van de sollicitant. De sollicitant heeft te allen tijde het recht om de door de sollicitant gegeven toestemming voor de verwerking in te trekken.
5. Vereisten voor de gegevensverwerking
Lucas IT en daarmee hiring managers, hebben de verplichting om zich te houden aan de volgende gestelde eisen:
• Lucas IT zal alleen op wettelijke grondslag, oftewel met toestemming van de sollicitant gegevens verwerken;
• de sollicitant heeft te allen tijde het recht om zijn toestemming in te trekken en de hiring manager zal daar zorg voor dragen;
• de hiring managers zullen de sollicitant informeren over de verwerking van de persoonsgegevens van de sollicitant door Lucas IT via een verwijzing naar het privacy statement;
• Lucas IT mag de persoonsgegevens alleen verwerken in het kader van het vooraf vastgestelde doel van de verwerking, oftewel waar de sollicitant toestemming voor heeft gegeven;
• de hiring managers zijn gebonden de meest recente versie van de arbeidsvoorwaarderegeling van Lucas IT, waar onder anderen de geheimhoudingsplicht van het Lucas IT-personeel in staat beschreven;
• Lucas IT neemt passende technische en organisatorische maatregelen ter waarborgen van de rechten en vrijheden van de sollicitant, waaronder: gegevensencryptie, versleuteling, toegangsbeveiliging, een autorisatiebeleid, e-mailbeveiliging en meerfactorauthenticatie;
• Lucas IT zal te allen tijde verantwoordelijk zijn voor het periodiek evalueren, beoordelen en aanpassen van de getroffen passende technische en organisatorische maatregelen ten behoeve van de bescherming van de persoonsgegevens van sollicitanten;
• Lucas IT zal de verkregen en verzamelde gegevens niet verstrekken aan derden zonder de toestemming van de sollicitant.
6. Bewaartermijn persoonsgegevens
Persoonsgegevens van de sollicitant worden, alleen met toestemming van de sollicitant bewaard voor een periode van 5 jaar na geven toestemming.
Nadat deze bewaartermijn is verstreken kan Lucas IT telefonisch of per mail contact opnemen met de sollicitant over een gewenste verlenging van de bewaartermijn en de daarbij mogelijke noodzakelijkheid van correctie en/of vernieuwing van deze gegevens. De verlenging van de bewaartermijn wordt alléén verlengd met toestemming van de betrokken sollicitant.
Wordt de bewaartermijn niet verlengd, zullen de persoonsgegevens van de sollicitant worden verwijderd.
7. Rechten van betrokkene
De betrokkene, oftewel de sollicitant heeft te allen tijde het recht om een verzoek bij Lucas IT in te dienen tot inzage, correctie en/of verwijdering van de persoonsgegevens die Lucas IT van de sollicitant verwerkt. Hiernaast heeft de sollicitant het recht om Lucas IT te verzoeken de verwerking van persoonsgegevens te beperken en om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Ook heeft de sollicitant het recht Lucas IT te verzoeken de persoonsgegevens die de sollicitant zelf aan Lucas IT heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm terug te krijgen.